Zolder vol zorg

Blogbericht

Zorg voor bewoners, ook na vertrek of overlijden

In augustus 2017 klopte DVC De Triangel bij de Taborgroep aan met de vraag wat ze kunnen doen met hun zolder vol archieven en oude cliëntendossiers. Welke van de duizenden papieren mocht het Lovendegemse dienstverleningscentrum voor kinderen en volwassenen met een verstandelijke beperking weggooien, en welke belangrijke dossiers moesten zeker bewaard blijven?

Opruimen met zorg

De vraag kwam precies op tijd. Als kersverse Tabor-archiefconsulente trok ik samen met de archiefverantwoordelijke Anouk Hulpia de zolder op, en gaf advies over de archiefselectie. Bij die selectie houden we rekening met wettelijk vastgelegde bewaartermijnen, het operationele nut en de historische waarde van de documenten. De uurroosters van het jaar 1986, de stencils van de opendeurdag en andere overbodige papieren kregen een etiket “VERNIETIGEN” en werden kort nadien opgehaald door een gespecialiseerde vernietigingsfirma. Meer dan 2.600 kilo papier verliet de zolder. We zonderden ook de tijdelijk te bewaren archieven (bv. facturen) af van historisch waardevolle informatie (bv. directieverslagen of jaarrekeningen). Deze historische archieven zal De Triangel ‘voor eeuwig’ bewaren, terwijl we van de tijdelijke archieven elke jaar een deel vernietigen, op ritme van het verstrijken van de afgesproken bewaartermijn.

Zorgen over de oude bewonersdossiers

Op de zolder van De Triangel lagen ook nog stapels oude cliëntendossiers van bewoners die ondertussen waren vertrokken of overleden. In totaal ging het om één groot alfabetisch klassement van wel 30 meter dat bijna 60 jaar omspande (1960-2017).

Afbeelding_1

Deze dossiers omvatten standaard een sociaal, een pedagogisch en een administratief-financieel luik waarin het kind of de volwassene tijdens zijn of haar verblijf in De Triangel wordt opgevolgd. De vraag rees: wat doen we hiermee? Bewaren, selecteren of vernietigen? Wat kan, wat mag, en hoe doen we dat dan?

Afbeelding_2


Zorg voor het wettelijke

Sowieso legt het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) een minimale bewaartermijn van 10 jaar op. Als er in de dossiers ook medische gegevens zitten – en dit is het geval voor De Triangel – dan loopt de wettelijk verplichte bewaartermijn zelfs op tot 30 jaar.

Na deze termijn mag je in principe je bewonersdossiers vernietigen, op een correcte manier. Deze dossiers bevatten immers bij uitstek heel persoonlijke gegevens en foto’s en je wil als organisatie niet dat deze informatie op straat belandt. Je geeft de dossiers dus niet zomaar mee met het ‘oud papier’, maar je laat een gespecialiseerde afvalfirma komen die de dossiers versnippert of verbrandt en ook een bewijs van vernietiging aflevert.

Afbeelding_3


Zorg voor de historiek

De Triangel gaat een stap verder en kiest ervoor om haar oude bewonersdossiers niet te vernietigen, maar permanent te bewaren. Concreet zullen alle dossiers ouder dan 30 jaar worden overgedragen aan het  Erfgoedhuis I Zusters van Liefde JM, waar ze deskundig zullen worden bewaard en toegankelijk worden gemaakt.

Bewaring geeft in de eerste plaats oud-bewoners of hun familieleden de kans om het dossier ook in latere fases in hun leven in te kijken en puzzelstukjes uit hun levensverhaal een plaats te geven. Daarnaast vormen de dossiers een schat aan informatie voor sociaal en historisch onderzoek. Ze laten toe om organisatieontwikkelingen en pedagogische evoluties concreet te maken via de zorg- en levensloop van bewoners.  De dossiers bevatten talloze verhalen van pijn en verdriet, maar ook van hoop en kracht. Ze geven bovenal een stem aan kinderen en volwassenen die omwille van hun verstandelijke beperking te weinig worden gehoord in onze maatschappij.

Afbeelding_4_

 

Zorg voor toegankelijkheid

Natuurlijk moet het inkijken van de dossiers door externen steeds gebeuren met het nodige respect voor oud-bewoners en hun familie. Daarom ondertekenen onderzoekers die de data voor onderzoek willen gebruiken een strikte privacy-overeenkomst.

Onderzoekers van KULeuven en Ugent zijn zeer geïnteresseerd om deze data voor disability history studies in te zetten. Want, to create the future, we have to understand the past!

 

Meer lezen?

Over de waarde van bewonersdossiers: Lieselot De Wilde en Bruno Vanobbergen, ‘Puzzling history : the personal file in residential care : a source for life history and historical research’, in: History of Education (2017) 46 (3), p. 384-397.

Een mooie publicatie over de geschiedenis van partnerorganisatie Z&O De Hagewinde waarbij de auteurs gebruik maakten van oude bewonersdossiers: Ben Wuyts, Tinneke Moyson e.a. 175 jaar B(l)oeiende zorg in Lokeren. De evolutie van de zorg door de Zusters van Liefde in woord en beeld. Gent, Academia Press, 2012.

Ook aan de slag?

Contacteer An Vandenberghe, Tabor consulent Archief- & Documentbeheer,

An (punt) vandenberghe @tabor.be  of 0493 13 52 76.

meer weten over archivering bij De Triangel: Anouk Hulpia, directiesecretariaat,

anouk (punt) hulpia@dvcdetriangel.be of  09 372 86 11