Naar een tool met een doel

Een Excel hier, een lijstje daar. Hoe integreren we op een efficiënte manier alle gegevens van personeel, cliënten, bezoekers, … ? Hoe maken we van al die verschillende lijstjes 1 all-in-one systeem die eenvoudig te gebruiken is? Compaan, een organisatie die mensen met onderbenutte talenten activeert en integreert op de arbeidsmarkt, ging daar als één van de eerste Taborgroep-partnerorganisatie mee aan de slag.

Reeds in 2013 ging Compaan op zoek naar een tool om alle gegevens samen te brengen en up-to-date te houden. Op dat moment waren er binnen Compaan, toen nog Job & Co, enkele gegevensbestanden in gebruik die steeds crucialer werden in de organisatie. Het betrof onder andere een database met personeelsgegevens, en een één met contactinformatie van werkgevers en partnerorganisaties. Beide databases waren al enkele jaren oud. Doorheen de jaren hadden ze enkele software-updates en upgrades overleefd maar aangezien ze belangrijke informatie bevatten groeide de vrees dat op een bepaald moment enkele belangrijke functionaliteiten niet meer ondersteund zouden worden, en we gegevens zouden verliezen. Daarnaast wilden we de transparantie binnen onze organisatie, tussen medewerkers onderling, vergroten door een organisatie-overkoepelend systeem te gebruiken.

We gingen op zoek naar een professionele oplossing met de nodige garanties naar de toekomst. Vrij snel kwamen we uit bij Dynamics van Microsoft. Microsoft Dynamics CRM is een Customer Relationship Management-software. Customer Relationship Management (CRM), een Engelstalige benaming voor klantrelatiebeheer, is een manier om alle relaties en contacten met huidige en potentiële klanten te beheren in één systeem.

planning-2573117_960_720

Aangezien we in een volledige Windows omgeving zitten, kozen we vrij snel voor Dynamics. Argumenten die deze keuze bevestigden waren de herkenbaarheid van Microsoft-producten bij onze gebruikers, de toekomstige integratie met Microsoft Outlook, de vendoronafhankelijkheid, de betaalbaarheid van de software bij aankoop via Socialware en het feit dat Dynamics een zeer uitgebreid standaardpakket is met verregaande mogelijkheden tot eigen aanpassingen.

Samen met een gespecialiseerde IT-partner hebben we het CRM-systeem opgebouwd binnen Compaan. Onze aanvankelijke doelstelling was onze cliëntendossiers digitaliseren en alle contacten met werkgevers, leveranciers, klanten en collega-organisaties beheren in het kader van alle lopende activiteiten binnen onze organisatie.

We zijn met dit proces gestart met één van onze afdelingen, nl. de afdeling Gespecialiseerde Opleiding en Begeleiding.

Aangezien Customer Relationship Management oorspronkelijk uit de meer commerciële wereld komt, vroeg het toch enige leertijd, zowel bij de IT-partner als bij ons, om elkaar en het systeem te begrijpen.

We brachten de lopende processen in kaart en vertaalden die in het systeem. Een goede vertaalslag tussen de externe IT-consultant en de interne context is hierbij essentieel. Eens de eerste afdeling operationeel was, volgden de andere activiteiten snel.

Onze eigen IT-afdeling beheert het systeem en kan, mits enige opleiding, zelf aanpassingen doorvoeren. Hierdoor kan er snel ingespeeld worden op vragen uit de organisatie en kunnen we de consultancy-uren onder controle houden.

Op vandaag zitten al onze acties naar werkenden en werkzoekenden in het CRM-systeem. Momenteel zitten we in de finale fase van het commerciële verhaal van Compaan Schoonmaak. Ons aanbod naar werkgevers begint nu meer en meer vorm te krijgen in het systeem.

De grote sterkte van Dynamics ervaren wij in de uitgebreide out-of-the-box functionaliteiten in combinatie met mogelijkheden om het systeem op maat te kneden naar de eigen context. Ook de mogelijkheden van rapportage en visualisatie van data is sterk uitgebouwd. We kijken uit naar des verdere uitbouw van het systeem binnen onze organisatie.

 

Meer weten? Sofie (punt) De Bruycker (at) compaan.be